6.2. Najpierw wszystko zaplanujmy

Proces planowania jest związany z całym naszym życiem. Nawet nieświadomie tworzymy plany, np. jak dojechać do szkoły, co zabrać na wycieczkę lub jak ubrać się na przyjęcie. Oczywiście, podane przykłady są

prostymi, czasami jednoczynnikowymi kalkulacjami. Jak natomiast zaplanować swoje życie? Jak stworzyć plan wydatków domowych? Jakie podjąć kroki w celu osiągnięcia niezależności finansowej?

Planowanie

Wiesz już z poprzednich działów, że planowanie jest to proces wyznaczania celów i określania skutecznych działań oraz środków do ich osiągania z uwzględnieniem warunków, które mogą zaistnieć w

przyszłości. Jest to zatem proces dynamiczny, wybiegający w przyszłość – plany będą ulegać częstym zmianom, tak jak zmieniają się cele i warunki ich realizacji.

Każdy plan powinien rozpoczynać się od diagnozy teraźniejszości, czyli odpowiedzi na pytanie: Gdzie jestem?. Pytanie to odnosi się zarówno do naszych zasobów (np. materialnych), jak i sytuacji,

w której się znajdujemy (jakie są nasze umiejętności, co potrafimy). Następnym krokiem jest określenie celów, czyli odpowiedź na pytanie: Gdzie chcę być?, a na koniec wybór środków działania, równy odpowiedzi na

pytanie: Jak osiągnąć cel?.

W przedstawionym schemacie bardzo ważna jest obiektywna ocena sytuacji wyjściowej oraz określenie właściwych metod do osiągnięcia celu. Przykładowo: jeżeli błędnie określimy np. miejsce, w którym

zaparkowaliśmy samochód na parkingu wielopoziomowym, to osiągnięcie celu, którym będzie odnalezienie auta, stanie się bardzo trudne. Planowanie pełni funkcję instrumentu dostarczającego racjonalnych przesłanek do działań i decyzji

kierowniczych, zwiększa szanse na sukces i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Jest ono szczególnie ważne w obecnych czasach, które charakteryzują się bardzo dużą złożonością i dynamiką występujących zjawisk i procesów. To z kolei wiąże

się z poczuciem niepewności o przyszłość.

Cechy planowania

Głównymi cechami planowania są:

  • sformalizowanie – oznacza ono, że planowanie przebiega według wyraźnie określonych, względnie stałych zasad i procedur oraz kończy się sporządzeniem planu lub planów w formie dokumentów;
  • uwzględnienie otoczenia – powiązanie procesu planowania z sytuacją panującą w otoczeniu;
  • innowacyjność – dynamika otoczenia powoduje, że należy stale uwzględniać nowe uwarunkowania i poszukiwać nowych rozwiązań;
  • adaptacyjność – ze względu na zmiany otoczenia planowanie jest prowadzone w sposób ciągły;
  • złożoność i kosztowność – badanie i prognozowanie dużej liczby wzajemnie powiązanych zjawisk jest skomplikowane i kosztowne. Nadmierne upraszczanie procesu planowania prowadzi natomiast do tego, że efekty planowania będą mało

    użyteczne lub bezużyteczne.

Rycina 6.1. Etapy planowania.

System planów

W zależności od zakresu działań i ich szczegółowości plany dzielimy na:

  • strategiczne – zakreślają ogólne ramy zasadniczych decyzji i działań,
  • operatywne – szczegółowe plany o charakterze konkretnych decyzji,
  • trwale obowiązujące – określają znormalizowane, stałe sposoby postępowania w powtarzających się i przewidywalnych sytuacjach,
  • biznesplany – zbiór szczegółowych prognoz, planów i analiz całościowo opisujących konkretne przedsięwzięcie.

Rycina 6.2. Przykład planowania etapowego na podstawie planu strategicznego przedsiębiorstwa. W tworzonym planie układamy cele od celów ogólnych do celów szczegółowych (np. ogólna misja firmy, potem jej cele i na

końcu zadania rynkowe). Zapisane cele realizuje się na podstawie uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych.

Zasady planowania

Aby plan spełniał swoje funkcje, musimy pamiętać o kilku ważnych zasadach. Po pierwsze, by uniknąć nieporozumień i pomyłek, cele muszą być jasno sformułowane i znane uczestnikom biorącym udział w

danym przedsięwzięciu. Po drugie, plan powinien mieć charakter hierarchiczny. Planowanie musi się zaczynać na najwyższym, najbardziej ogólnym szczeblu struktury, a kończyć na najniższym szczeblu (zasada od ogółu do szczegółu). Po

trzecie, musimy korzystać ze sprawnego systemu informacyjnego, zapewniającego nam prawdziwe, aktualne i istotne informacje o możliwościach i uwarunkowaniach, które mogą wpłynąć na nasze decyzje. Po czwarte, o czym już była mowa, w

związku z ciągłymi zmianami we współczesnym świecie planowanie musi być procesem ciągłym. Oznacza to, że w planach należy stale nanosić poprawki i uaktualnienia w miarę zachodzących zmian. Z tego też względu planowanie musi

odznaczać się elastycznością, tak aby można było szybko reagować na niekorzystne zmiany i pojawiające się możliwości.

S.M.A.R.T.

Jedną z metod pomagających w poprawnym formułowaniu celów jest stosowanie systemu S.M.A.R.T. Określany według jego zasad cel powinien być:

  • specyficzny (ang. specific), czyli prosty i klarowny. Powinien dawać odpowiedzi na pytania: Czego dokładnie chcę? Kiedy chcę to osiągnąć?.
  • mierzalny (ang. measurable), czyli określony za pomocą wymiernych kryteriów, takich jak waluta, przedział czasu czy ilość materiałów potrzebnych do jego zrealizowania. Powinien zatem odpowiadać na pytania:

    Jakich konkretnych zasobów potrzebuję? Kiedy dowiem się, że już osiągnęłam/osiągnąłem cel?.

  • osiągalny (ang. attainable, achievable), czyli możliwy do zrealizowania. Nie można sobie stawiać celów niemożliwych do osiągnięcia (np. w ciągu tygodnia nauczę się greki i łaciny). Cel osiągalny

    powinien odpowiadać na pytania: Czy cel jest dostępny dla mnie? Jak mogę osiągnąć ten cel?.

  • realny (ang. relevant/realistic), czyli możliwy do realizacji w danym momencie. Cel realny daje odpowiedź na pytanie: Czy jestem zmotywowana/zmotywowany do osiągnięcia celu? Czy cel ten dotyczy

    głównie mnie?.

  • terminowy (ang. time-oriented), czyli mieć określony termin realizacji. Musi zatem odpowiadać na pytania: W jakim czasie uda mi się osiągnąć cel? Ile czasu potrzebuję na jego realizację?.

Podstawową zasadą obowiązującą w systemie S.M.A.R.T. jest realizm. Gdy określamy cel w sposób jasny i klarowny, unikamy formułowania celów, które są niemożliwe do osiągnięcia. Z tego względu w planowaniu należy również brać pod

uwagę czynniki kulturowe i społeczne, takie jak rola kobiety w społeczeństwie, stosunek społeczeństwa do zmian czy uwarunkowania religijne. Nie są one uwzględniane w statystykach, jednak często warunkują powodzenie naszych planów.

Przykładowy cel sformułowany zgodnie z zasadami systemu S.M.A.R.T. brzmi następująco: „Za tydzień zapiszę się na kurs języka hiszpańskiego i będę uczęszczać na niego 2 razy w tygodniu przez rok. Pieniądze na kurs zarobię, udzielając

korepetycji z matematyki i fizyki”.

Ciekawostka ze świata

Jak zaplanować wakacje? Takie pytanie stawia sobie dużo ludzi na całym świecie. Dziś z pomocą przychodzą nam internet i portale pomagające w planowaniu. Przykładem może być amerykański internetowy serwis Kukunu.

Można w nim zaplanować dowolną liczbę podróży. Plan rozpoczyna się od zaznaczenia w kalendarzu zakresu dat urlopu. Następnie wybiera się miasta i liczbę dni, które chcemy w nich spędzić. W obrębie serwisu można także wybrać hotele,

restauracje czy ciekawe miejsca, które chcemy odwiedzić. Utworzony plan podróży można wydrukować – znajdzie się w nim mapa z zaznaczonymi miejscami pobytu, szczegóły dotyczące podróży i plan zwiedzania.

Warto kliknąć i wiedzieć więcej

[Zasady planowania; http://mfiles.pl/pl/index.php/Zasady_planowania]

[Metody planowania budżetów domowych; http://g.dziennik.pl/images/nbp/metody_planowania_budzetow_domowych.pdf]

[Zarządzenie czasem; http://www.czas.net.pl/]

[Zasada S.M.A.R.T.; http://mfiles.pl/pl/index.php/Zasada_SMART]

Ćwiczenia

1.      Wymień cechy, którymi powinien charakteryzować się plan działań.

2.      Podaj kolejność działań podejmowanych przy tworzeniu planu.

3.      Scharakteryzuj system S.M.A.R.T.